Das Beneficiary Module befindet sich zurzeit in der Entwicklungsphase und wird regelmäßig aktualisiert. Es kann daher zu Verzögerungen und Fehlermeldungen kommen.
In der Regel sind diese technischen Störungen nur von kurzer Dauer. Sollte die Bearbeitung nicht möglich sein, probieren Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
Sollten Sie aufgrund der Störungen im Beneficiary Module die Abgabefrist Ihres Schlussberichts nicht einhalten können, wenden Sie sich bitte an die für Ihr Bundesland zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.
Freiwilligenprojekte
Das Beneficiary Module ist eine webbasierte Datenbank zur Verwaltung und Abrechnung Ihrer Projekte, die ab 2021 gefördert wurden.
Die Nutzung dieses Tools ist zudem Voraussetzung für die Anmeldung Ihrer Freiwilligen bei der ESK-Gruppenversicherung sowie für den Erhalt der European Youth Card. Im Sinne eines fortlaufenden Projektmonitorings ist es wichtig, dass Sie die Daten stets vollständig und aktuell halten.
Nur über das Beneficiary Module können Sie Ihren Abschlussbericht einreichen. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Beneficiary Module eingesehen werden kann. Zugang haben die Kontaktperson und die rechtliche Vertretung aus dem Projektantrag.
Projektbeschreibung eintragen Öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie auf den Reiter „Details“. Im Untermenü „Project Details“ finden Sie drei Fragen zu Ihrem Projekt sowie eine Auswahlliste mit Themenschwerpunkten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“, um die Fragen zu beantworten und die passenden Schwerpunkte für Ihr Projekt auszuwählen.
Organisationen anlegen Klicken Sie auf den Reiter "Organisations". Hier können Sie die am Projekt beteiligten Partnerorganisationen anlegen. Klicken Sie dafür oben rechts auf die blaue Schaltfläche „+create“ und tragen Sie anschließend die OID Ihrer Partnerorganisationen ein.
Daten der Teilnehmenden übertragen Die Daten der Teilnehmenden müssen aktiv aus PASS übertragen werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter "Participants". Sie können die Daten abrufen, indem Sie oben rechts auf den Link "Retreive participant(s) from EYP" klicken. Das Matching in PASS muss vorher durchgeführt worden sein.
Aktivitäten anlegen Klicken Sie auf den Reiter "Activities". Über die Schaltfläche „+create“ können Sie eine Aktivität anlegen. Tragen Sie in der Eingabemaske alle geforderten Daten ein. Wählen Sie die Einsatzstelle für die Aktivität aus und ergänzen Sie, sofern zutreffend, die richtige Location für die Aktivität.
"Participation" erstellen Klicken Sie auf den Reiter „Activities“. Wählen Sie mit einem Klick auf "Select" die Aktivität aus, die Sie mit den Teilnehmenden verknüpfen möchten. Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche "Add participation" und wählen Sie aus der Liste der Teilnehmenden die gewünschte Person aus.
"Participation“ vervollständigen Klicken Sie auf den Reiter "Participations". Wählen Sie die Person aus, deren Teilnahmedaten Sie vervollständigen möchten. Klicken Sie dafür rechts auf das Bleistift-Symbol und füllen Sie die Eingabemaske aus. Setzen Sie vor dem Speichern das Häkchen für die Anmeldung bei der Versicherung. Die Informationen werden nur einmal pro Woche an die Versicherung gesendet. Tragen Sie die Teilnahmedaten daher spätestens zwei Wochen vor Reiseantritt ein.
Vorbereitende Planungsbesuche anlegen Wenn Sie vorbereitende Planungsbesuche abrechnen möchten, klicken Sie auf den Reiter „Preparatory Visits“. Über die Schaltfläche „+create“ können Sie die Planungsbesuche anlegen. Tragen Sie dafür in der Eingabemaske alle geforderten Daten ein.
Budget kontrollieren Nutzen Sie den Reiter „Budget“, um Ihre Eingaben zu kontrollieren. Wenn Sie alle „Participations“ vervollständigt haben und die vorbereitenden Planungsbesuche eingetragen sind, wird Ihnen hier eine Gesamtübersicht Ihres verbrauchten Budgets angezeigt.
Angaben zu Teilnehmenden mit geringeren Chancen Wenn Sie Teilnehmende mit geringeren Chancen abrechnen möchten, klicken Sie auf den Reiter "Fewer Opportunities". Geben Sie dort an, welche Hindernisse die Teilnehmenden haben.
Schlussbericht schreiben Klicken Sie auf den Reiter „Reports“ und nutzen Sie die grüne Schaltfläche „Submit“, um den Schlussbericht zu erstellen. Fügen Sie am Ende die erforderlichen Anhänge hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche „Start Submission Process“, um Ihren Schlussbericht zu übermitteln.
Um euer Projekt zu verwalten, zu dokumentieren und abzurechnen, könnt ihr das Beneficiary Module nutzen. Dies gilt für alle Projekte, die ab 2021 gefördert wurden.
Sobald euer Projekt bewilligt wurde und der Fördervertrag unterschrieben ist, bekommt ihr eine E-Mail mit der Information, dass Ihr euer Projekt im Beneficiary Module einsehen könnt. Zugang haben die Kontaktperson und die rechtliche Vertretung aus eurem Projektantrag.
Gruppenmitglieder anlegen Wenn ihr den Reiter "Participants“ aufruft, könnt ihr die Mitglieder eurer Gruppe anlegen. Dafür klickt ihr oben rechts auf die blaue Schaltfläche "+create“ und tragt anschließend die Persönliche Registrierungsnummer (PRN) jeder einzelnen Person ein. Die PRN habt ihr bei der Registrierung im ESK-Portal erhalten. Legt bitte alle Mitglieder vor Projektbeginn im Beneficiary Module an.
Teilnahmeberichte ausfüllen Sobald die Projektlaufzeit vorbei ist, erhält jedes Mitglied eurer Gruppe automatisch einen eigenen Fragebogen per E-Mail zugeschickt. Diesen Fragebogen nennen wir auch Teilnahmebericht. Er muss von jedem Mitglied eurer Gruppe ausgefüllt und abgeschickt werden.
Budget eintragen Wenn ihr den Reiter "Budget“ aufruft, könnt ihr die Anzahl der Projektmonate und die Anzahl der Coaching-Tage noch einmal kontrollieren. Sollte sich etwas geändert haben, könnt ihr die Anzahl der Tage anpassen und eure Änderungen anschließend über den Button "Save“ speichern.
Außergewöhnliche Kosten eintragen (optional) Wenn ihr den Reiter "Exceptional Costs“ aufruft, könnt ihr die außergewöhnlichen Kosten eintragen, die während eures Projekts angefallen sind. Diese Option gilt nur dann, wenn für euer Projekt auf Antragsebene außergewöhnliche Kosten bewilligt worden sind. Wenn ihr keine außergewöhnlichen Kosten beantragt habt, tragt ihr hier nichts ein. Dieser Reiter ist dann für euch nicht relevant.
Angaben zu Teilnehmenden mit geringeren Chancen (optional) Wenn ihr den Reiter "Fewer Opportunities“ aufruft, könnt ihr eintragen, ob ihr Gruppenmitglieder mit geringeren Chancen habt. Wenn ja, könnt ihr angeben, welche Hindernisse die Personen haben.
Schlussbericht schreiben Wenn ihr den Reiter "Reports" aufruft, könnt ihr die blaue Schaltfläche "Generate Beneficiary Report" nutzen, um den Abschlussbericht zu öffnen und die darin gestellten Fragen zu beantworten.
Anhänge anfügen und Schlussbericht übermitteln Wenn ihr alle Fragen beantwortet habt, müsst ihr noch die vom rechtlichen Vertreter eurer Gruppe unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung anhängen. Wenn ihr einen Coach hattet, müsst ihr den Arbeitszeitnachweis für den Coach anhängen. Wenn ihr außergewöhnliche Kosten hattet, müsst ihr die Belege anhängen. Sobald ihr alle Anhänge hinzugefügt habt, könnt ihr den Bericht übermitteln.
Weitere Informationen zum Beneficiary Module gibt es im digitalen Handbuch der EU-Kommission.
